Progettazione e Assistenza per la Realizzazione del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo

I Servizi di AQM per Progettazione e Assistenza per la Realizzazione del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ai Sensi del D. Lgs. 231/2001 – Responsabilità Amministrativa d’Impresa

I Servizi di AQM per Progettazione e Assistenza per la Realizzazione del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ai Sensi del D. Lgs. 231/2001 – Responsabilità Amministrativa d’Impresa. La norma volontaria D.Lgs 231/2001 intende indurre le aziende a creare un sistema di controlli finalizzati a prevenire la commissione di particolari reati ed impedire, mediante la corretta individuazione delle responsabilità individuali, che le aziende traggano profitto da “comportamenti illeciti” di amministratori, dipendenti e terzi.

Omissione del Modello 231 e Sanzioni

Molte aziende rinunciano a servirsi del Modello 231 perchè gli viene illustrato come un sistema di gestione indipendente, generatore di ulteriori costi e impegni delle persone. In realtà una sua corretta integrazione con gli altri sistemi (qualità, sicurezza, ambiente), certificati o meno, consente di ottimizzare l’organizzazione delle procedure, migliorare l’efficacia aziendale attraverso lo sviluppo di un sistema di Governance che permetta di valorizzare le responsabilità individuali e di presidiare i rischi.

Occorre inoltre tenere presente che novità legislative e giurisprudenziali intervenute negli ultimi anni hanno tracciato in modo irreversibile la sostanziale obbligatorietà dell’applicazione del Modello, se si vogliono evitare pesanti sanzioni.

Alcuni Tribunali hanno condannato gli Amministratori al risarcimento dei danni per avere omesso l’adozione del Modello senza fornire adeguata motivazione ed una recente interpretazione della Cassazione afferma il principio dell’automatica responsabilità amministrativa da parte dell’azienda che non abbia adottato il Modello stesso.

Salute e Sicurezza sul Lavoro

Salute e Sicurezza sul Lavoro

Progettazione e Assistenza per la Realizzazione del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo

Integrare Diverse Parti della Medesima Organizzazione in un Unico Sistema Aziendale

Il Testo Unico della Salute e della Sicurezza sul Lavoro ha recepito all’art. 30 l’applicabilità del D.Lgs 231/01 per quanto riguarda il reato di “Omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime, commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro”.

L’unica tutela a cui si può ricorrere per la continuità dell’attività d’impresa, consiste nell’adottare un Modello Organizzativo di Gestione e di Controllo atto alla prevenzione di detti reati, che non dovrà essere astratto, ma efficacemente attuato e, per questo, perfettamente integrato con i documenti di Valutazione dei Rischi e, se esistente, col Sistema di Gestione per la Sicurezza.

E’ evidente esista un legame forte fra i sistemi di gestione qualità / sicurezza / ambiente e i modelli organizzativi esimenti.

I sistemi di gestione della serie ISO 9000 hanno spinto le aziende a rimeditare i propri processi di progettazione, produzione e vendite, anche se non è stata sufficientemente coinvolta la direzione che ha visto la certificazione di qualità come un qualcosa di competenza della funzione preposta, che poco riguardava le scelte strategiche della azienda in termini di prodotto, processo e organizzazione.

I modelli previsti dal D.Lgs. 231/2001, specialmente dopo l’inserimento di alcuni rilevanti reati, prevalentemente colposi, in materia di sicurezza e salute sul lavoro e di tutela ambientale devono entrare in gran parte dei processi aziendali, riguardando direttamente la quasi totalità delle persone presenti in azienda.

E’ evidente quindi che integrare diverse parti della medesima organizzazione in un unico sistema aziendale evita ridondanze, sovrapposizioni e quindi potenziali contraddizioni.

La struttura generale del modello e quella della norma ISO 9001 possono invece fare da architettura ove
inserire le varie parti operative del modello, estendendo il concetto di controllo delle prestazioni e di
miglioramento continuo a tutte le parti del modello.

Le parti speciali possono invece essere sviluppate tenendo conto dei requisiti specifici derivanti dalla legge (in specie dall’articolo 30 del D.Lgs. 81/2008) e dalle norme pertinenti (ISO 45001 e ISO 14001).

Minimo Impatto dei Modelli e dei Sistemi sul Funzionamento Aziendale

L’azienda deve avere un modello di funzionamento, che copra tutti gli aspetti rilevanti per il business. È l’unica soluzione razionale, che però estende il campo di applicazione del modello di funzionamento ad aspetti che, pur rilevanti per l’azienda, non sono necessariamente inerenti il D.Lgs. 231/2001 o le norme relative ai sistemi di gestione.

Il risultato atteso è sicuramente un minimo impatto dei modelli e dei sistemi sul funzionamento aziendale, l’ottimizzazione dei processi chiave, la protezione della azienda e del capitale da tutti i rischi rilevanti. In altre parole: maggiore capacità della azienda di sviluppare il business continuando ad operare in Italia e in Europa.

Questo rappresenta una concreta opportunità sia a livello aziendale che societario perché, non solo ne viene riconosciuta l’efficacia ai fini della prevenzione e del miglioramento della qualità e produttività nei luoghi di lavoro, ma anche la funzione esimente relativa alla responsabilità amministrativa introdotta nel nostro ordinamento dal D.Lgs. 231/01.

Mappatura dei Rischi ed Elaborazione del Modello Organizzativo

Le attività di AQM a supporto delle aziende per l’implementazione del sistema riguardano la ricognizione, valutazione e costruzione della mappatura dei rischi, l’ elaborazione del modello organizzativo, con sviluppo delle motivazioni alla base della scelta dei reati inerenti, degli obiettivi di controllo di rischi e dei protocolli richiesti.

Una ulteriore attività riguarda la redazione della documentazione costituente la parte generale del modello (fattispecie di reato previste, sistema di Governance, assetto organizzativo, gestione dell’organismo di vigilanza, predisposizione del sistema disciplinare) e la redazione della documentazione costituente la parte speciale del modello (aree di attività a rischio i reato, principi generali dei controlli interni, sviluppo dei singoli protocolli tramite l’integrazione delle procedure già esistenti, definizione di istruzioni e moduli specifici da integrare; individuazione delle principali segnalazioni da fornire all’odv per la rilevazione delle non conformità e delle informazioni utili per controlli essenziali.

A conclusione i consulenti si attivano per la stesura o revisione del Codice Etico, la predisposizione di un sistema integrato di verifiche interne e del Quality Assessment dell’organismo di vigilanza

Nello specifico i servizi di progettazione e assistenza sul “Modello 231” sono realizzati secondo il seguente metodo d’intervento: sviluppo del “Modello 231 ” con relativo Codice Etico e, dopo opportuno periodo di avviamento, con periodici assessment sull’operato dell’Organismo di Vigilanza.

Ricognizione  Valutazione e Mappatura dei Rischi

L’analisi preliminare sull’assetto organizzativo e sullo stato dei controlli interni viene rilevata tramite questionari della “mission”, della struttura organizzativa e dello stato dei controlli interni per una valutazione delle esigenze generali dell’organizzazione, cui segue specifica attività di  RICOGNIZIONE, VALUTAZIONE E MAPPATURA DEI RISCHI analizzando  STATUTO e Delibere del CdA su deleghe e procure aziendali,  Organigramma,  Mansionario,  Procedure del sistema di gestione per la sicurezza (Manuali, istruzioni, modulistica ) e del sistema qualità, se applicato.

Un incontro con il Vertice aziendale e con i Responsabili di funzione per l’individuazione congiunta delle attività sensibili e della relativa mappatura dei rischi permette un’opportuna Elaborazione della matrice dei rischi e del  MODELLO ORGANIZZATIVO che definisca le Tipologie di reato previste, il Sistema di Governance e l’Assetto organizzativo, i Compiti dell’Organismo di Vigilanza (OdV) il Sistema disciplinare e il piano di formazione.

Responsabilità Amministrativa da Parte dell'Azienda che Non Adotta il Modello 231

Responsabilità Amministrativa da Parte dell’Azienda che Non Adotta il Modello 231

Progettazione e Assistenza per la Realizzazione del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo

I singoli protocolli, le istruzioni ed i moduli specifici da utilizzare per i controlli costituiscono la parte speciale del Modello, predisposta secondo la mappatura delle aree di attività a rischio di reato, consentendo la gestione integrata della documentazione con gli altri sistema di gestione, per non appesantire la gestione delle persone e per non creare aggravi di costo.

Ulteriori servizi vengono resi per la REDAZIONE DEL CODICE ETICO, la Stesura della mission, la declinazione dei valori etici e l’individuazione delle prescrizioni, così come l’AGGIORNAMENTO DELLA MAPPATURA DEI RISCHI E DEI PROTOCOLLI, in occasione di sostanziali modifiche nell’organizzazione del lavoro o di integrazioni e aggiornamenti legislativi.

Verifiche sull’Applicazione dei Protocolli

Verifiche sull’Applicazione dei Protocolli

Progettazione e Assistenza per la Realizzazione del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo

Metodo del Control Self Assessment

Interessante anche il  METODO DEL “CONTROL SELF ASSESSMENT” come strumento di gestione delle verifiche dell’OdV che si basa sull’utilizzo di check list che fanno riferimento a tutti i controlli previsti dai protocolli adottati. Ciascun Responsabile di funzione viene messo in condizione di attestare che tutti i presidi di controllo, per gli aspetti di competenza, siano stati effettivamente esercitati.

La spunta delle check list e la loro sottoscrizione costituiscono lo strumento di assunzione di responsabilità da parte dei singoli Responsabili, opportunamente formati, sull’operato dei quali l’Organismo può effettuare verifiche a campione, secondo un criterio di rotazione annuale.

L’Organismo si limita a verificare la veridicità di quanto attestato dai Responsabili stessi e dispone, al tempo stesso, di evidenze documentali sull’avvenuta effettuazione dei previsti controlli.

In alternativa le VERIFICHE SULL’APPLICAZIONE DEI PROTOCOLLI può essere espletato in outsourcing, affidamento a terzi le attività di verifica sulla base di una pianificazione effettuata dall’Organismo di Vigilanza.

Lo stesso Organismo di vigilanza può essere sottoposto ad ASSESSMENT sulla verifica di conformità alle disposizioni di legge del suo mandato e del suo Regolamento (rispetto delle caratteristiche di autonomia, indipendenza, professionalità, continuità di azione), sulla rispondenza del suo operato a quanto indicato dal sistema di documentazione utilizzato (esame dei verbali di riunione, congruità della documentazione esaminata con i contenuti dei verbali di audit…), sull’efficienza e sull’efficacia delle attività di vigilanza (durata degli audit, efficacia delle proposte,numero delle azioni preventive e correttive suggerite); o sulla qualità dei flussi informativi verso l’OdV (quali azioni correttive ne derivano) e sulla chiarezza dei report forniti al CdA/all’ Amministratore Unico.

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